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La gestion de la capacité est une question d'équilibre entre plusieurs points : l'offre et la demande, les personnes et les éléments dont vous avez besoin pour mener à bien vos projets (dans les délais et dans les limites du budget), ainsi que la capacité de travail disponible. Cette notion d'équilibre concerne aussi votre équipe et la rentabilité de votre entreprise. Quelle est la différence exacte entre gestion de la capacité et resource planning ? Et comment faire en sorte que le puzzle des capacités s'emboîte parfaitement ?

Qu'est-ce que le capacity planning ?

La gestion de la capacité d'un projet consiste, pour une entreprise, à examiner si elle dispose du personnel et des ressources nécessaires pour le mener à bien. Contrairement à la planification des ressources, l'accent est ici mis sur le déploiement du personnel. Il s’agit donc de répondre aux questions suivantes : Y a-t-il suffisamment de personnes disponibles ? De combien de temps disposent-elles pour le projet ? Ont-elles les compétences requises ? En vous y prenant à l'avance, vous pouvez anticiper et vous adapter si nécessaire : modifier les horaires de travail, ajuster les congés ou faire appel à du personnel supplémentaire.

Lorsque vous avez terminé cette phase de gestion de la capacité, vous pouvez commencer à planifier les ressources : définir les livrables pour chaque tâche et affecter ces dernières aux personnes, en fonction de leurs compétences et du temps disponible.

Pourquoi la gestion de la capacité est-elle importante ?

Un bon capacity planning vous permet d'estimer correctement la durée d'un projet, de prévoir votre budget et de savoir exactement de quelles personnes et de quelles ressources vous avez besoin. Vous évitez ainsi les goulots d'étranglement, les pertes de temps, de ressources et d'argent, ainsi que les retards ou les pénuries pour vos clients.

Par le passé, nous acceptions un projet, nous y mettions toute notre énergie et, l'avant-dernier jour, nous devions demander au client s'il pouvait repousser un tout petit peu l'échéance. Aujourd'hui, nous avons de plus gros clients, des budgets plus importants et des projets plus longs. Avec Teamleader Orbit, je peux désormais voir d'un seul coup d'œil ce que chacun fait, qui a du temps libre et qui est entièrement occupé. Glenn Fellows, associé gérant de Lunar

Équilibrer la charge de travail de vos employés et affecter les personnes ayant les bonnes compétences aux bonnes tâches, permet également d'avoir des salariés satisfaits et productifs. Ils seront ainsi moins susceptibles d'abandonner pour cause de maladie ou d'épuisement. De même, ils ne seront pas laissés inutilement de côté, de manière peu rentable.

Les difficultés auxquelles était confronté Digitag avant l'arrivée de Teamleader Orbit étaient la multitude d'outils pour la gestion de projet au sens large », explique Quentin. « Nous avions un outil pour la gestion de projet, un outil pour le suivi du temps, un outil pour la facturation, un autre pour tout ce qui était CRM vente. Ce n’était juste plus possible. Quand j'ai remarqué qu'il y avait différents outils pour pouvoir livrer et mener à bien un projet, je me suis dit qu'il fallait absolument que nous trouvions une autre solution. Quentin - Digitag

4 étapes pour bien débuter dans la gestion de la capacité

Ce processus de gestion peut être grossièrement divisé en quatre étapes.

  • Étape 1 : Passer en revue le backlog des projets

    Quels sont les projets à venir ? Et combien d'ETP vous faut-il pour les mener à bien ?

  • Étape 2 : Déterminer la capacité disponible

    Examinez votre capacité actuelle au niveau de l'entreprise, par équipe et par employé. Est-elle suffisante pour tous les projets prévus ? Devrez-vous recruter du personnel ou faire appel à des indépendants dans les mois à venir ?

  • Étape 3 : Déterminer les sous-tâches, l'ordre des tâches et les priorités

    Quel est votre objectif ? Quels sont vos jalons et sous-tâches pour chaque projet ? Quelles étapes sont prioritaires ? Que devez-vous régler en premier, avant de pouvoir passer à la tâche suivante ?

  • Étape 4 : Attribuer les tâches aux équipes et aux employés

    Comment répartissez-vous les tâches entre vos équipes ? Qui est responsable de chaque sous-tâche ? Fixez des délais pour chaque étape et attribuez-les à vos employés.

Quels sont les points durs auxquels les entrepreneurs doivent faire le plus souvent face ?

Il ressort des conversations avec nos clients que, lorsqu'ils planifient leur capacité, ils sont souvent confrontés aux problèmes suivants :

  • Les projets qui ne sont pas achevés dans le respect du budget ou des délais ;
  • Les personnes qui sont mises sur le banc de touche, ce qui réduit la rentabilité ;
  • Des membres d'équipe surchargés de travail ;
  • Des profils seniors (plus coûteux) qui doivent intervenir pour sauver un projet, faisant perdre des revenus à l'entreprise.

Sans outils, le capacity planning est donc un casse-tête très complexe. C’est pourquoi les entreprises qui travaillent sur des projets plus importants et à long terme, utilisent souvent un logiciel de gestion de la capacité, tel que Teamleader Orbit. Cela permet de clarifier la planification, les sous-tâches et les jalons, facilitant ainsi l'identification des goulots d'étranglement et la prise de mesures opportunes.

Avec Teamleader Orbit vous pouvez, entre autres :

  • Déterminer la capacité nette de votre organisation sur une période donnée ;
  • Déterminer la capacité d'un projet. Disposez-vous d'un nombre suffisant de personnes ? Ont-elles les bonnes compétences ? Peuvent-elles réaliser ce que vous aviez prévu ou devez-vous faire des ajustements ? Y a-t-il des problèmes sur certaines tâches ou étapes ?
  • Changer votre planning en douceur. Vous pouvez affecter des personnes différentes à vos projets, intervenir lorsque la charge de travail devient trop lourde pour certains employés, et ainsi adapter la faisabilité de vos processus ;
  • Voir où il y a des pénuries et prendre des décisions de recrutement. Quelle sera la charge de travail de votre équipe de développement au cours des trois prochains mois ? Vos employés devront-ils fournir des efforts supplémentaires ? Serait-il préférable de faire appel à des indépendants pour faire avancer les choses ?

Vous voulez savoir si votre entreprise peut augmenter sa rentabilité grâce à une meilleure gestion de la capacité ?