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Au départ, Excel peut vous sembler capable de gérer vos relations clients. Mais au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous aurez besoin d'outils plus évolutifs.

Vous connaissez peut-être cette expression : « Ce n'est pas ce qui vous a amené jusqu'ici qui vous fera réussir par la suite. » Au départ, Excel semble faire l'affaire. Il peut même vous aider à économiser de l'argent...

De l'argent que vous perdrez aussi vite, par inefficacité et par perte de temps. Bien qu'un fichier Excel puisse être pratique, Excel est bien trop souvent utilisé pour des applications telles que la gestion des clients, la facturation et la création de listes d'articles. Mais en la matière, le tableur le plus connu au monde n'est tout simplement pas comparable à un logiciel spécialisé de CRM. Et dès que votre entreprise commencera à croître, votre besoin d'outils plus évolutifs se fera également plus pressant.

Well Played aussi a dit au revoir à ses innombrables fichiers Excel. Cliquez ici pour lire leur témoignage.

Les inconvénients d'Excel

Excel est parfois appelé, avec mépris, le pire outil de CRM du monde, tout simplement parce qu'il n'a pas été conçu pour cela. Vous pouvez facilement saisir des données clients ou des coordonnées dans Excel, mais c'est à peu près tout. Qui sont vos clients ? Que savez-vous d'eux ? Quelle importance ont-ils pour votre entreprise ? Connaître ces informations vous permettra de mieux répondre aux besoins de vos clients, et d'obtenir de meilleurs résultats de vente.

C'est sûr, Excel offre lui-aussi un certain nombre d'avantages :

  • Il est facile à utiliser
  • la plupart des gens le connaissent
  • toutes les données sont dans un seul fichier

Excel n'est pas un élément clé de MS Office par hasard. Mais il ne vous faudra pas longtemps avant de vous heurter à ses limites.

Saisie manuelle des données

Vous pouvez utiliser Excel pour un large éventail d'applications, mais vous devez faire les choses manuellement : vous ou l'un de vos collègues de travail devra saisir dans un fichier toutes les données que vous souhaitez stocker. Le simple fait de saisir et de mettre à jour les données des clients devient incroyablement fastidieux. Et ça ouvre la porte à des erreurs humaines.

Collaborer dans Excel aussi est particulièrement limité. Il va de soi que vous pouvez partager vos fichiers Excel, mais quid d’une collaboration en temps réel ? Impossible : Excel ne permet pas à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément dans le même tableau. Si vous avez donc besoin d’accéder immédiatement à certaines données mais que votre collègue a ouvert le tableau, vous devrez attendre votre tour. Ou faire une énième copie, que vous ne devrez pas oublier de fusionner ensuite. Cela fonctionne, mais c’est tout sauf rapide et pratique.

Perte de temps

Gérer vos contacts dans Excel n'est pas la seule chose qui prend du temps. Si vous souhaitez visualiser vos résultats de ventes dans des statistiques utiles, vous feriez mieux de vous mettre au travail : sélectionnez les bonnes données, créez des lignes et des colonnes, insérez un graphique et choisissez un format - vous préférez un graphique à barres, ou un joli camembert ? Si vous créez des factures dans Excel, vous savez déjà que vous devrez le faire manuellement - sans aucun moyen d'automatiser le processus. Et souvenez-vous : ce qui n'est pas fait automatiquement est parfois fait de façon incorrecte, ou encore simplement oublié

Pas de collaboration en temps réel

La capacité de collaborer dans Excel est aussi relativement limitée. Bien sûr que vous pouvez partager des fichiers Excel, mais qu'en est-il de la collaboration en temps réel ? Elle est impossible : la version autonome d'Excel ne permet pas à plusieurs utilisateurs de travailler dans le même fichier en même temps, Microsoft Excel Online est au mieux peu pratique, et Google Sheets a aussi ses limitations (moins de fonctionnalités, un chargement moins rapide, un formatage et une impression plus difficiles). Autrement dit, si vous avez besoin d'accéder d'urgence à un fichier sur lequel travaille l'un de vos collègues, vous devrez rester les bras croisés et attendre votre tour. Ou créer dès maintenant une autre copie, mais alors il ne faudra pas oublier de les fusionner par la suite. Ça fonctionne, mais vite et bien ne sont pas exactement les mots qui viennent immédiatement à l'esprit.

Peu évolutif

Selon Forrester Research, l'Ère du Client a démarré en 2010, ce qui signifie que toutes les stratégies et les opérations de votre entreprise devraient être soigneusement conçues en vue de satisfaire le client.

Au fur et à mesure que votre entreprise croît, et que vos relations avec les clients évoluent, un fichier Excel devient rapidement insuffisant. Par exemple, Excel ne vous dira rien sur les opportunités de ventes additionnelles pour un certain client, ou quand vous devriez lui faire un appel de suivi. À l'ère de la relation client, ça signifie que vous passez à côté d'importantes opportunités.

Excel vs CRM : comparaison point par point

Voici une liste des inconvénients potentiels d'Excel, et comment un outil de CRM aide à les dépasser.

Comparer Microsoft Excel et un CRM

Avantages supplémentaires d'un logiciel CRM

Communication personnelle

Un logiciel CRM sert de base de données clients centrale et est la source idéale pour différentes utilisations en communication et en marketing. De plus, un CRM vous permet de garder une trace de toutes les interactions entre votre entreprise et ses clients dans une seule base de données. En tant qu'organisation, vous pouvez collecter des données pour chacun de vos clients, et ainsi mieux répondre à leurs besoins individuels. En retour, vous pourrez alors élaborer une approche plus personnelle, basée sur les souhaits de ce client particulier.

Accès aux données en temps réel

Un CRM vous permet de gérer vos prospects plus efficacement et de suivre vos ventes rapidement, de façon simple et rentable. À tout moment, à n'importe quel endroit donné, vous avez les bonnes données à votre disposition pour prendre des décisions stratégiques bien réfléchies. Et oui, vous pouvez facilement importer vos fichiers Excel.

Pourquoi opter pour le CRM ?

Est-ce que vous allez vraiment continuer à faire quelque chose parce que c'est ce que vous avez toujours fait jusqu'ici ? Changer n'est jamais facile, mais reste la clé de la croissance, du succès et du progrès. Choisir un outil de CRM peut représenter un grand bond en avant dans ce processus de croissance.

Avec un logiciel de CRM, vous obtenez des informations précieuses sur les souhaits et les préférences de vos clients, car l'ensemble de vos données clients et de vos communications avec vos clients sont stockées dans une seule base de données. Cela vous permet de vous concentrer sur la satisfaction de vos clients et de collaborer plus efficacement, de suivre régulièrement les problèmes récurrents et de mener des analyses à l'échelle mondiale. Si un outil de CRM vient automatiser vos tâches administratives, votre équipe gagnera un temps précieux qui pourra ensuite être utilisé pour des tâches plus importantes et plus rentables.

Vous vous demandez comment un logiciel de CRM peut vous être plus utile que ces innombrables fichiers Excel ? Allez lire plein de choses sur le sujet sur notre page dédiée à cette fonctionnalité.


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