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Entre la quantité de travail exigée et l'implémentation, gérer un projet devient vite complexe et accaparant. Pour ne pas y perdre la tête, la meilleure des approches est la planification de votre projet en plusieurs « phases » de travail et, de structurer vos effort en étapes claires. Explications.

La majorité des projets peuvent être définis selon 5 étapes : l’initiation, la définition et la planification, l’exécution, l’implémentation, le contrôle et la fermeture. Chacune de ces étapes implique des tâches spécifiques qui vous permettront d’atteindre vos objectifs.

1. Initiation

Lors de cette étape, votre équipe va évaluer les fondements du projet : est-ce en phase avec l’entreprise ? Sommes-nous capables de le réaliser ? Va-t-on en tirer un bénéfice ? Si la réponse est trois fois oui, alors foncez ! Commencez par définir la portée ou les résultats souhaités pour ce projet et identifiez les partenaires potentiels. Si par la suite votre projet a besoin d’une étude de faisabilité, il est grand temps de s’y mettre.

De cette étape va naître le plan de projet qui doit être approuvé par toutes les parties prenantes impliquées dans la conduite de projet. Un plan de projet équilibré et consciencieux permet d’éviter tout malentendus.

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2. Planification

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2. Planification

C'est l'étape clé de la création de la feuille de route du projet. Celle-ci inclut (sans pour autant s’en limiter):

  • La définition d’objectifs concrets
  • L’estimation des coûts
  • La définition de la portée et des délivrables clés du projet

Le plan du projet inclut les informations en rapport avec l’obtention des ressources, ainsi qu’avec la production, les risques à gérer, les éventuels imprévu, la communication interne et externe avec les actionnaires, etc. Idéalement, ce plan contient un calendrier clair des dates importantes. Le meilleur moyen est de fonctionner par étape clé, impliquant un objectif concret et une date butoir.

3. Exécution

Dans la majorité des cas, cette étape correspond au moment où votre projet prend forme avec les équipes extérieures. Cela débute avec une réunion d’équipe où chacun prend connaissance de ses tâches et de chaque détail du projet. Cette étape vise à produire des délivrables de qualité. En tant que chef de projet, votre tâche est d’allouer vos ressources de façon optimale et de garder votre équipe concentrée sur leurs tâches. Cela signifie également que le succès de la phase d’exécution dépend de votre rigueur lors de la phase de planification de projet.

4. Contrôle

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4. Contrôle

La phase de contrôle chevauche souvent la phase d’exécution. Durant le projet, vous gardez régulièrement un œil sur le statut des délivrables. Il est nécessaire de programmer régulièrement des réunions avec votre équipe pour le bon suivi du déroulement de votre projet. Cela vous permet d'être vigilant quant aux délais et le planning que vous vous êtes fixés.

Vous souhaitez mettre à jour le statut de chacune de vos réunions avec le moins d'effort ? Un logiciel gestion de projet en cloud vous permet de mettre à jour le statut de vos tâches en temps réel.

5. Fermeture

Un projet se termine dès que les délivrables ont formellement été finalisés et que chaque partie prenante en a été informée. Au préalable, il est toujours recommandé de faire le point avec votre équipe et de faire une évaluation de votre projet : quels ont été les points négatifs ? Les points perfectibles ? Cette prise de recul vous évite de réitérer les mêmes erreurs par la suite. mais aussi de consolider vos processus de travail et de construire une équipe beaucoup plus efficace.

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