Gestion des salles de réunion

Vous avez marre de constater que la salle de réunion que vous venez de réserver est déjà occupée ? Nous en avons tous fait l'expérience. Voilà pourquoi nous vous présentons une nouvelle fonctionnalité dans Teamleader : la gestion des salles de réunion !

Cette fonctionnalité est une extension des services Google Apps, les ressources Google. Si vous ne connaissez pas ces services, nous vous recommandons de lire d'abord cet article. Le concept général est le suivant : dans votre calendrier Google, vous créez des 'salles'. Celles-ci sont les salles de réunion dans vos bureaux. Quand vous avez terminé, vous pouvez assigner les salles à une réunion en utilisant le calendrier Google.

Pour vous faciliter les choses, vous pouvez aussi assigner ces salles lorsque vous créez ou modifiez une réunion dans Teamleader. Si vous voulez activer cette fonctionnalité, naviguez vers Intégrations et sélectionnez Google Apps. En bas de la page, vous trouverez un lien vous demandant d’activer les ressources Google. Cliquez sur activer pour synchroniser les salles de réunion avec Teamleader et ensuite sur Enregistrer.

Créez ensuite une nouvelle réunion dans Teamleader. Dans le menu Localisation, vous aurez la possibilité de cliquer sur Ressources. Un nouveau menu apparaîtra indiquant vos ressources, y compris les salles de réunion. Saisissez les détails de la réunion et cliquez sur Enregistrer. Vous avez maintenant réservé une salle de réunion!

Important à savoir :

• Cette fonctionnalité est liée à l'utilisateur, ce qui signifie que chaque collègue doit activer la fonctionnalité pour accéder aux ressources.
• Si vous organisez une réunion avec plusieurs collègues, un de ces collègues doit activer les ressources afin de choisir une salle de réunion.

Un truc de pro

Il y a plusieurs outils qui vous aident à mieux gérer les salles de réunion. Prenez Joan Assistant, par exemple. Joan est une tablette qui se connecte à votre wifi et vos ressources Google. Lors de la réservation d'une salle de réunion, l'information est synchronisée automatiquement et la tablette indiquera si cette salle de réunion est disponible. Joan utilise une technologie à base d'encre électronique et consomme donc très peu d'énergie. Vous trouvez plus d'infos sur www.joanassistant.com.