Il existe énormément de règles et d'astuces à prendre en compte pour vraiment maîtriser la gestion du temps. Concernant les PME, la matrice d'Eisenhower pourrait bien être l'un des meilleurs : celle-ci vous permet de diviser, de contrôler et de préserver votre temps.
La matrice d'Eisenhower est un outil à la fois utile et très simple, axé sur la productivité et la prise de décision, qui sert à organiser l'ensemble de vos tâches et de vos responsabilités. En effet, elle tire son nom du célèbre président et général américain Dwight Eisenhower, connu pour gérer religieusement son temps et maintenir sa productivité.
Les principes de la gestion du temps se résument à comprendre où se situent vos priorités et quelles tâches nécessitent le plus d'attention. Après tout, la productivité ne consiste pas à travailler plus dur, mais à travailler plus intelligemment.
Devenez le maître de votre temps
Pour chaque tâche, posez-vous ces deux questions : est-elle urgente et est-elle importante ? Ceci vous permettra de distinguer quatre types de tâches différents et de dégager un cadre de travail clair et adéquat de gestion de votre journée.
- Urgentes et importantes : effectuez-les en priorité
- Importantes mais non urgentes : planifiez-les
- Urgentes mais peu importantes : déléguez-les à d'autres
- Ni importantes, ni urgentes : ne vous en occupez pas du tout
Quelle est la meilleure façon de mettre ces principes en pratique au sein de votre PME ?
1. Abordez les tâches urgentes et importantes immédiatement
Faire une liste de l'ensemble de vos tâches vous libère l'esprit. Toutefois, demandez-vous toujours ce que vous devriez faire en premier, afin de vous frayer un chemin parmi vos responsabilités. Gardez ceci à l'esprit : les tâches importantes contribuent à votre stratégie à long terme, elles finiront donc par payer.
Décidez quoi faire en premier en vous demandant simplement : que dois-je effectuer dans la prochaine demi-heure, dans la prochaine heure, avant le déjeuner ? Estimez le temps que prendra chaque tâche et, bien entendu, tenez-vous-en à ce délai. Rappelez-vous : il s'agit d'accomplir ces tâches et de conserver une vue d'ensemble.
Si les tâches importantes se retrouvent dans cette catégorie, c'est pour l'une de ces deux raisons : des circonstances imprévues ou un défaut de planification. Les premières ne peuvent jamais être totalement éliminées ; essayez donc de conserver du temps libre dans votre programme pour gérer les inévitables crises. Le second se trouve entre vos mains : programmez et gérez vos tâches de façon proactive. Dans l'idéal, les tâches les plus importantes se retrouvent là où elle le doivent : dans le deuxième secteur.
2. Programmez plus tard les tâches importantes sans être urgentes
Si une tâche est peu urgente mais reste importante (comme la préparation de l'argumentaire de vente d'une importante réunion avec un client potentiel pour la semaine suivante), donnez-vous du temps avant de commencer, mais fixez une date afin de ne pas oublier.
Il s'agit en fait du secteur auquel vous êtes censé accorder le plus de temps. Pourquoi ? Toutes ces choses à faire contribuent à votre stratégie à long terme et servent un objectif qui permet à votre entreprise de se développer. De plus, ce secteur est un facteur majeur de réduction du stress, car il vous laisse du temps pour travailler sur des affaires plus importantes.
Un point-clé à garder en tête, c'est qu'il ne faut pas que d'autres personnes définissent vos priorités à votre place. Cela rend le traitement de ces tâches inutilement difficile. Il existe quantité de distractions : un message instantané d'un collègue, des réunions auxquelles il faut assister... Il existe également un piège classique : ne vous mettez pas à trop procrastiner du fait d'une gestion excessive des choses que vous avez à faire. Une règle essentielle : ne planifiez pas à l'excès.
3. Déléguez les tâches urgentes mais peu importantes
Au sein d'une PME, vous courez le risque de tout vouloir faire vous-même. Animer les réunions, planifier les appels, demander les rapports, etc. Après tout, le travail est bien mieux fait si c'est vous qui vous en chargez, non ? Bien entendu, la réponse est « non ». D'après Stephen Covey, un homme d'affaires très renommé, tout cela peut même devenir dangereux si vous vous en chargez vous-même, en raison du sentiment trompeur de satisfaction que vous en retirez une fois que vous avez terminé.
Bien que vous abattiez des montagnes de travail, ceci ne contribue pas à vos objectifs à long terme. Comme d'autres personnes estiment que ces choses à faire sont importantes, vous finissez tout de même par les faire, car vous avez l'impression qu'elles sont également importantes pour vous. Vous devez vous défaire de cette idée une bonne fois pour toutes. Lâcher prise sur certaines choses vous permet de garder en ligne de mire vos priorités, tout en améliorant l'équilibre entre votre travail et la vie que vous menez en dehors.
Une bonne chose à savoir : vous n'êtes peut-être pas encore très doué pour déléguer, mais ceci se révélera payant sur le long terme. Bonne nouvelle : vous n'avez pas besoin de déléguer votre charge de travail à vos collaborateurs, car la technologie peut vous aider, par exemple, à gérer votre base de clients et à développer des relations avec eux.
4. Débarrassez-vous des tâches ni pertinentes, ni urgentes
Les corvées qui vous semblent insignifiantes ? C'est simple : oubliez-les. Elles sont souvent très gourmandes en termes de temps. Essayez donc de réduire au minimum vos divagations sur le web ou sur les réseaux sociaux. Imaginez le nombre d'heures pendant lesquelles vous travaillez machinalement, sans vous rendre compte que vous perdez votre temps.
Un cadre solide de gestion de votre temps (et celui de vos collègues)
Pour chaque secteur, veillez à limiter le nombre de tâches à une huitaine pour chaque type de tâche (selon ce que vous pouvez prendre en charge), afin de pouvoir quand même gérer l'ensemble et de ne pas vous noyer sous leur nombre.
Soyons honnêtes : il peut être difficile d'éliminer les activités improductives ou de déléguer des tâches. La méthode Eisenhower vous donne un cadre solide pour débuter. Vous avez du mal à déterminer le degré d'urgence ou l'importance des tâches ? Débutez l'expérience et faites un bilan après quelques semaines, afin de voir si vous en faites bon usage.
Outre la matrice d'Eisenhower, il existe bien d'autres façons de gérer efficacement votre temps. Apprenez-en davantage sur les meilleures pratiques de gestion du temps, et donnez un coup de fouet à votre entreprise.
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