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Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?

Vous n’êtes pas sans savoir que la gestion de projet, c’est un travail qui demande du temps et qui n’est pas des plus évidents! Heureusement, ça fait déjà bien longtemps que nous avons quitté le monde de la planification ad-hoc et des calendriers de projet faits main très détaillés… mais surtout dépassés. L’avènement d'Internet ayant permis le développement de nombreuses ressources utiles, vous disposez désormais d’un large éventail de logiciels pour vous accompagner dans la gestion de vos projets.

8 fonctionnalités indispensables d'un logiciel de gestion de projet

Planification

La fonction de planification est le cœur même de votre logiciel de gestion de projet. Celui-ci doit vous permettre d’effectuer le suivi des tâches planifiées et de leurs échéances. Un agenda partagé et commun à toute votre équipe peut aussi s’avérer être un atout important, tout comme l’envoi de notifications automatiques à l’approche de deadlines.

Certains outils, plus sophistiqués, peuvent également vous permettre de répartir les tâches et responsabilités entre des membres spécifiques de votre équipe. Le tout tenant compte d’un équilibre de leur charge de travail et de leur calendrier.

Gestion des tâches

La gestion des tâches est une des fonctionnalités de base de la plupart des outils de gestion de projet. Un bon logiciel vous permet de diviser vos projets en jalons et tâches, puis de les relier à vos échéances et budgets. Il existe également des outils plus perfectionnés qui proposent un “chemin critique”. Il s’agit de l’ordre dans lequel les tâches doivent être exécutées pour que le projet avance et soit mené à bien.

Collaboration et communication

Une communication rapide et efficace est le facteur clé de l’atteinte de vos objectifs! Les outils de gestion de projet bien conçus servent de noyau central et recueillent les données de base ainsi que l’ensemble des informations relatives au projet.

Il arrive que certains logiciels facilitent le partage d’informations entre vos clients et vous. Ceci peut être le moyen de vous montrer transparent quant à l’avancement de votre projet, sans pour autant perdre du temps à devoir planifier des réunions régulières.

Rapports d'analyse

Les rapports d’analyse et les statistiques sont une excellente manière d’examiner vos projets antérieurs et en cours. Pourquoi le budget a-t-il été dépassé? Pourquoi l’échéance n’a-t-elle pas su être respectée? Toutes les informations obtenues vont vous permettre de tirer des leçons de votre expérience et d’améliorer votre méthode de travail.

Gestion du budget et des ressources

Les meilleurs outils offrent des fonctionnalités spécifiques à la gestion des ressources. Grâce à sa vue d'ensemble des réservations de salle de réunion, des ressources planifiées et utilisées, et de ce que tout cela coûte, ce type de logiciel vous permet de respecter votre budget, d’éviter les doubles réservations ainsi que l’épuisement de vos ressources.

Feuilles de temps

Les fonctionnalités de suivi du temps vous indiquent les tâches ayant été les plus chronophages dans votre projet. Cela vous permettra d’améliorer vos futures estimations de coûts et de délais.

De nombreux outils offrent un suivi du temps basique, mais certains proposent également de définir différents taux horaires ou d’ajouter automatiquement des heures à votre facture. Ces fonctions peuvent vous faire économiser de nombreuses heures de travail.

Accès mobile

Les applications mobiles, souvent des versions allégées de votre outil de gestion de projet en ligne, offrent un accès à distance à tous les membres de votre équipe. Aussi efficace en déplacement que sur le terrain, vous êtes en mesure de mettre à jour des tâches, de suivre et de créer des factures et de partager toutes les informations importantes avec votre équipe où que vous soyez!

Intégration

En dehors de votre logiciel de gestion de projet, votre équipe et vous-même utilisez probablement de nombreux autres outils. On pense par exemple à vos boîtes mails, vos agendas personnels ou encore vos applications CRM. La possibilité de les connecter à votre logiciel de gestion de projet apporte plus de transparence au sein de votre entreprise grâce à des informations facilement accessibles et moins isolées.

1. Teamleader Focus

Teamleader Focus propose une fonctionnalité de gestion de projet pour les petites et moyennes entreprises… mais c’est même bien plus que ça! Cet outil de gestion du travail vous permet d’automatiser la vente, l’organisation ainsi que la facturation de vos services à vos clients. C’est un logiciel tout-en-un qui, grâce à des analyses utiles, vous aidera à développer votre entreprise! Aujourd’hui, on peut compter plus de 12 000 entreprises à travailler plus intelligemment grâce à Teamleader Focus.

S’organiser avec Teamleader Focus

Si vous avez pour habitude de travailler par projet, Teamleader Focus peut vous être très utile. Pour vous permettre de suivre de manière approfondie tout le travail qui doit être fait, ce logiciel vous propose de transformer un devis en projet et ce, immédiatement!

La gestion de projet avec l’outil Teamleader vous permet de :

  • Planifier et répartir toutes les tâches à accomplir ;

  • Suivre toutes les heures de travail afin de pouvoir les facturer ultérieurement ;

  • Gérer les budgets et vous assurer de livrer un projet rentable dans les temps ;

  • Garder une vue d’ensemble sur tous les projets en cours et voir dans quelle mesure vous pouvez accepter plus de travail.

Voilà tous les ingrédients qui vous permettront d’échafauder une stratégie de vente réussie. D’ailleurs, saviez-vous que les clients de Teamleader Focus vendent 23 % de plus et 35 % plus vite ?

Vendre avec Teamleader Focus

Attirer des prospects, c’est une chose… les suivre et les aiguiller pour conclure des affaires et les fidéliser, c’en est une autre! Justement, un bon CRM vous aidera à assurer le suivi de vos prospects et ce pour éviter que vous ne perdiez un centime.

Avec Teamleader Focus, vous avez la possibilité de :

  • Garder une trace et un historique de chaque conversation et démarche avec vos prospects, contacts et clients ;

  • Créer et envoyer des devis personnalisés ;

  • Suivre vos affaires en cours via un tunnel de conversion simple ;

  • Centraliser toute la communication avec vos clients ;

  • Planifier des tâches, des appels et des réunions dans un calendrier pratique ;

  • Combiner votre calendrier habituel (Google Calendar, Office 365) à votre compte.

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Facturer avec Teamleader Focus

Lorsqu’un travail est terminé, vient le moment d’être payé! Avec Teamleader Focus, la facturation devient d’une simplicité révolutionnaire. Ainsi, vous êtes rémunéré plus rapidement et pouvez donc investir plus vite dans votre entreprise.

Grâce à Teamleader Focus :

  • Convertissez instantanément un devis conclu en une facture (ou commencez de zéro) ;

  • Facturez toutes vos heures prestées pour ne pas laisser d'argent sur la table ;

  • Créez des souscriptions pour les paiements récurrents ;

  • Envoyez des rappels automatiques lorsque les paiements ont du retard ;

  • Permettez à vos clients de payer en ligne pour recevoir votre dû plus rapidement.

En moyenne, les entreprises utilisant Teamleader Focus sont payées 6 jours plus vite que les autres, ce qui revient à obtenir 15% de paiements supplémentaires dans les délais!

Analyser avec Teamleader Focus

Il est fondamental de vous engager dans l’amélioration continue, pour voir votre entreprise se développer rapidement et efficacement. Grâce aux statistiques fournies par Teamleader Focus, vous pouvez justement analyser les points sensibles et améliorables !

  • Prévoyez le nombre d'affaires que vous êtes susceptible de conclure ;
  • Estimez les rentrées d'argent attendues ;
  • Fixez des objectifs pour les affaires, les appels, les projets… ;
  • Analysez les budgets des projets et améliorez-les par la suite.

2. Axonaut

Développé à Labège depuis 2017, Axonaut est un CRM français basique et facile à utiliser qui permet d’automatiser les tâches chronophages. En plus d’être un CRM, Axonaut offre également l’accès à des modules de facturation, de gestion des flux de trésorerie et de commerce électronique.

L’outil Axonaut est plus adapté aux micro-entreprises, comprenant jusqu'à 3 utilisateurs.

3. Odoo

Odoo est une collection d’applications professionnelles open source destinées à la gestion de la relation client, le commerce électronique, la comptabilité, la facturation, la gestion de projets et bien plus encore!

Odoo est principalement destiné aux grandes entreprises.

4. Zoho

Zoho est un acteur bien connu sur le marché des CRM. Il propose une plateforme de CRM étendue qui peut être assortie à de nombreux plugins et fonctionnalités telles que l'automatisation des finances, des RH et du marketing. L'assistance de base est comprise dans l'abonnement standard mais la premium, certes plus rapide, comporte un supplément. Il en va de même pour son implémentation, souvent nécessaire compte tenu de la complexité du support.

5. Asana, Monday, Trello, Jira…

D'instinct, vous pourriez vous dire que Teamleader est semblable à Asana, Monday, Trello ou encore Jira... mais ce n'est pas le cas! Certes, ces outils sont utiles pour permettre aux entreprises de gérer leurs projets, cependant, ils n'ont tendance à n'offrir que certaines fonctionnalités sans pour autant vous proposer une vue d'ensemble du projet. L'outil Teamleader, quant à lui, va plus loin est n'est pas juste un logiciel de gestion de projet : c'est un logiciel de gestion de travail. De la répartition des tâches au sein de votre équipe, jusqu'au reporting financier, Teamleader se combine avec tous les processus de gestion de votre entreprise. En vous accompagnant à travers toutes les étapes, Teamleader vous aide à faire croître votre société!