Vous savez ce qu’est un CRM et vous avez besoin d’organiser votre agence, de mieux suivre vos clients.
Portrait type d’une agence sans CRM
Pour organiser votre business, gérer les multiples rendez-vous clients et vos trajets à travers la France, vous serez amené un jour ou l’autre à faire le choix d’un CRM. Si vous pensez que la bonne vieille feuille Excel pour gérer vos contacts est la solution, laissez-nous vous dire que vous faîtes fausse route. Un moment arrivera où vous serez débordé et vous n’aurez plus le temps de la mettre à jour. Résultat, vos directeurs de clientèle et vos responsables de compte seront perdus et vous serez sous l’eau avec des mails en retard. Et c’est dans ces moments là qu’on envoie le mauvais email à la mauvaise personne ou qu’on oublie la présentation du plan média pour un client. Bref, soufflez un peu et prenez un peu de recul avant qu’il ne soit trop tard.
Comment faire les bons choix stratégiques pour organiser votre agence ?
Il faudra prendre le temps à un moment de l’année de faire une liste de vos besoins, de rendre en compte le fonctionnement de votre agence, qu'elle soit agence digitale, événementielle ou de communication.
- Travaillez-vous sur des projets ou des tâches récurrentes ?
- Il se peut que vous facturiez au temps passé ou au contraire à la prestation.
- Vous voyagez souvent ? Une solution proposant une application mobile deviendra indispensable.
Faire un tour de table pour connaître les besoins de vos collaborateurs de votre agence peut être une bonne chose, leurs retours viendront compléter votre vision de l’outil. A partir de là, viendra le moment de le sélectionner. Évitez la démarche de confier ce processus au stagiaire qui ne connaît ni le marché, ni les besoins de vos équipes. Et consacrez une après-midi à ce travail vous sauvera de bien des ennuis ou des déconvenus par la suite.
Faîtes un effort et prenez le temps de comparer les différentes solutions du marché, tout du moins sur les fonctionnalités. N’hésitez pas à entrer en contact par chat avec les éditeurs qui vous paraissent intéressants, ne serait-ce que pour confirmer que les fonctionnalités dont vous avez besoin sont prises en charge.
Un CRM peut inclure de nombreuses fonctionnalités pour répondre aux besoins de votre agence :
- la création de devis
- la prise en compte des devises étrangères si vous avez des clients internationaux
- de gestion des stocks avec la gestion des bons de commande
- de connexion API avec votre CMS ou de formulaires.
Cela vous permettra de faire une première évaluation de l’éditeur en mesurant sa réactivité et sa connaissance du produit.
Le moment clé, l’essai d’un CRM
Une fois que vous avez établi une petite liste de 3 ou 4 solutions CRM, vous pouvez commencer à activer un essai. Là, vous serez immanquablement pourchassé par les commerciaux. C’est agaçant mais il s’agit d’un moyen efficace de vous rappeler que vous disposez généralement d'une quinzaine de jours pour essayer le produit.
Autant les mettre à profit pour voir si l’outil est facile à prendre en main. De nombreux éditeurs se vantent de la qualité de leurs fonctionnalités mais les choses se corsent souvent lors de la prise en main. Le but de la période d’essai n’est pas que vous maitrisiez la solution du bout des doigts au terme de la période d’essai mais plutôt que vous preniez l’outil en main et que vous vous familiarisez avec son fonctionnement. Si vous vous dîtes que vous pourriez inclure le logiciel dans votre workflow alors c’est que vous êtes sur la bonne voie. De nombreux prospects ont déjà les idées claires à partir de ce moment-là, mais peut-être que vous n’avez pas les réponses à toutes vos questions ou que vous ne comprenez pas toutes les subtilités de certaines fonctionnalités.
Alors le passage par l’étape de démonstration peut devenir nécessaire. Il n’y a pas de honte à cela, même la plus digitale des agences peut avoir besoin des conseils d’un expert du domaine. C’est l’occasion aussi de développer votre relation avec un potentiel fournisseur, de créer de la confiance pour faire un vrai partenariat de longue durée.
A ce moment là, votre choix devrait s’arrêter sur 1 ou 2 solutions. Le tarif rapporté aux fonctionnalités offertes peut maintenant entrer en ligne de compte pour votre choix définitif. Sur ce point là, nous vous laissons juges, ne vous laissez cependant pas influencer par un vendeur qui vous propose rabais sur rabais. Restez objectif et faites un choix serein. Il en va de l’avenir de votre société.
Avec un CRM, votre agence change
Les CRM en ligne actuels vous permettront de faire une multitude de choses. La première chose, c’est de bien savoir comment avoir une vue d’ensemble de votre activité.
- Quels sont les contacts à rappeler ?
- Quelles sont les tâches à faire aujourd’hui pour que la présentation pour ce client soit prête à temps ?
Vous serez plus serein sur votre activité et vous gagnerez du temps. Notre outil vous permettra de faire tout cela et plus encore.
Chez Teamleader, notre credo c’est de faire disparaître la paperasse. Du devis à la facture en un clic, vous pourrez ensuite répartir les prestations de votre devis en tâches d’un projet comme pour le design et le développement d’un site web.
Bref, vous avez ce qu’il vous reste à faire. Calez-vous une heure ou deux dans votre planning cette semaine et activez un essai en cliquant ci-dessous.
{{cta('b6eaf793-b6ac-45aa-a920-6a40a8c3503b','justifycenter')}}
