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Tout travail mérite salaire… et dans les temps surtout ! Si vous offrez des services à vos clients tout en respectant les délais qu’ils vous imposent, il n’y a aucune raison pour que vous, vous ne soyez pas payé en temps et en heure. Pour cette raison, Teamleader vous explique comment relancer vos factures impayées par mail, téléphone ou encore sous forme de lettre. Le tout, en préservant votre relation client, évidemment !

Pourquoi est-il important d’effectuer des relances clients ?

Des factures impayées, c’est un risque financier qui peut, au sein d’une entreprise, découler sur un manque de ressources et, dans le pire des cas, sur une faillite.

Nous ne sommes pas sans savoir qu’il peut parfois s’avérer compliqué de maintenir de bonnes relations avec vos clients tout en devant leur envoyer des lettres de relance pour leurs factures impayées. Cependant, c’est essentiel si vous voulez faire croître votre entreprise et éviter de la mettre en péril !

Les étapes à suivre pour une bonne relance de facturation

Une facture sur trois n’est pas payée à temps annonçait le bureau d’information commerciale Graydon en 2014. Si c’est votre cas, vous imaginez bien le manque à gagner que cela peut représenter pour votre affaire… et ce, aussi bien au niveau financier que pour vos employés qui vont perdre du temps à courir après vos clients et leurs virements.

Pour éviter tout cela et rédiger de bons courriers de relance pour vos factures impayées, chez Teamleader, nous vous donnons la marche à suivre :

1. La prévention

Il est essentiel de bien informer votre client de toutes vos conditions de vente. Ainsi, tout est clair pour lui et surtout, vous êtes protégé car il ne pourra pas se retourner contre vous par la suite.

Dès qu’une opportunité se présente et que vous commencez à rédiger vos accords et contrats, pensez toujours à bien préciser le montant de vos services, les délais de paiement ainsi que les indemnités de retard, si vous en appliquez.

Aussi, il est indispensable que vous conserviez tous vos échanges, contrats, factures et relances de facturation pour constituer la preuve de l’impayé et vous assurer une bonne relance client. Rassembler tous ces documents en un seul et même lieu, c’est d’ailleurs possible avec notre outil Teamleader, vous y aurez alors accès rapidement et facilement.

2. Le rappel

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2. Le rappel

S’il y a bien une tâche agaçante mais surtout chronophage, c’est celle-là : chasser les mauvais payeurs. Beaucoup d’entrepreneurs négligent cette étape et se mettent, eux aussi, dans une situation délicate car, si votre client est déjà en retard et que vous ne lui rappelez pas qu’il doit vous payer, il y a peu de chances pour qu’il s’en souvienne de lui-même.

Pour mettre ce temps à profit et conclure de nouvelles opportunités plutôt que de le dépenser en vous battant pour celles qui arrivent à terme, certains logiciels comme Teamleader proposent une vue globale de la situation financière d’une entreprise. De la sorte, vous voyez pour qui il est encore nécessaire d’effectuer une relance client. Notre outil vous offre également la possibilité d’automatiser cette relance de factures impayées par mail ou par courrier, et ce, avec des messages préconçus et personnalisables.

Ainsi, vous ne perdez plus de temps avec tout cela et pouvez vous concentrer sur de nouveaux contrats !

3. Les démarches légales

Si les rappels s’avèrent être inefficaces, il se peut que vous deviez aller plus loin. Deux options s’offrent alors à vous.

La première est de passer un simple coup de téléphone à votre client… rien de tel qu’un contact personnel ! Cela permettra, tout d’abord, de vous assurer qu’il est satisfait de vos services et de savoir s’il s’agit réellement d’un mauvais payeur ou simplement d’un client qui se trouve dans une situation difficile.

La deuxième est d’entamer des démarches un peu plus sérieuses envers votre client à l’aide de lettres de relance des factures impayées (par recommandé, ou non). Ces courriers de relance client doivent comprendre certains éléments clés tels que :

  • Le nom et l’adresse du créancier ainsi que du client,

  • Les références relatives à la facture impayée (ainsi qu’une copie de celle-ci),

  • Le montant de la facture impayée et les indemnités de retard,

  • Le délai que le client a pour vous régler,

  • Les démarches que vous avez déjà effectuées (d’où l’importance de tout conserver dans un outil comme Teamleader).

Evidemment, dans un courrier de relance de facture impayée, soyez ferme mais courtois avec votre client. Oublier de payer une facture, cela peut arriver.

Nous vous conseillons d’ailleurs de remercier votre client, et ce, même s’il paie en retard. Cela vous donnera une bonne image auprès de lui et il conservera son envie de travailler avec vous dans le futur.

Comment Teamleader vous aide à diminuer votre nombre de factures impayées avec Unpaid

Pour rendre la vie de vos clients plus facile en matière de factures, Teamleader leur propose plusieurs moyens de paiement (carte bancaire, carte de crédit, etc.)... mais pour vous rendre la vie plus facile, à vous, Teamleader a décidé de fonctionner avec Unpaid. Vous évitez ainsi toutes les démarches relatives à la relance de vos factures impayées !

En quelques clics seulement, cette plateforme vous aide à récupérer votre dû. Vous n’avez qu’à y télécharger vos factures impayées et le tour est joué. Un huissier de justice est alors sollicité et s’occupera de contraindre votre client à vous payer ce qu’il vous doit. En 38 jours seulement, vous récupérez la totalité de votre argent.

Marre de perdre du temps à chasser les mauvais payeurs ? Découvrez Teamleader, ses relances automatiques ainsi que toutes ses autres fonctionnalités !